מדובר בפעולה שמשפיעה על האפקטיביות בארגון, על הפרודוקטיביות המבצעית, החוסן הכלכלי לטווח הארוך ושמירה על המידע. עדכון המערך הטכנולוגי בארגון שלכם משפיע על הכל ולכן רצוי שתעשו זאת בליווי המקצועי הטוב ביותר.
האם המערכת עדיין עונה על הצרכים של היום?
פעולה חשובה כל כך בארגון כמו חידוש מערכת ישנה היא לא פעולה שמקבלים עליה החלטה בפזיזות או במהירות. השאלה הראשונה שצריכה להישאל היא האם הכלים הקיימים מספקים מענה לדרישות השוק המשתנות.
ארגונים רבים מגלים שלמעשה ניהול עובדים מרחוק הופך למשימה בלתי אפשרית כאשר העובדים משתמשים בתוכנות שהן מיושנות או שאינן מבוססות ענן. תהליך כל כך חשוב כמו חידוש מערכת קיימת חייב להתחיל במיפוי הפערים בין הפונקציונליות הנוכחית לבין היעדים האסטרטגיים של החברה, כדי להבטיח שההשקעה אכן תניב ערך מוסף ולא רק תהווה פלסטר זמני לבעיה גדולה יותר.
מצב התשתיות והחומרה הקיימת
לפני שמחליטים על שדרוג מערכות או פשוט חידוש מערכת ישנה חשוב לבצע סקר מקיף על מנת לקבל את כל המידע הרלוונטי. ישנן פעמים בהן התוכנה החדשה דורשת משאבי עיבוד וזיכרון שהשרתים הישנים פשוט לא מסוגלים לספק.
כמו כן, בדיקת תשתיות קיימות היא בדיקה שאסור לוותר עליה והיא חשובה במיוחד כאשר מדובר על מערכות אבטחה פיזיות כמו בקרת כניסה ממוחשבת שבהן חיווט ישן או בקרים מיושנים עלולים להוות בעיה ולמנוע מהמערכת החדשה לתפקד בשיא יעילותה.
מהן עלויות תחזוקה מול עלות חידוש?
השיקול המשמעותי ביותר שיש לקחת בחשבון בזמן שמבצעים חידוש מערכת ישנה הוא שיקול כלכלי. חשוב להסתכל על השיקול הכלכלי בראייה רחבה ולטווח הארוך. הנה כמה פרמטרים שיש לקחת בחשבון כאשר מחשבים את עלות שדרוג המערכות:
-
עלות התמיכה: ככל שהמערכת מתיישנת זמינות המומחים המכירים אותה פוחתת ומחיר שעות התחזוקה עולה.
-
אובדן אפקטיביות: תקלות חוזרות ונשנות בתוך מערכת נוכחות גורמות לבזבוז זמן של מחלקת משאבי אנוש ושל העובדים עצמם.
-
אבטחת מידע: פלטפורמות ישנות אינן מקבלות עדכוני אבטחה, מה שחושף את הארגון אל סיכוני סייבר שעלותם עלולה להיות גבוהה מכל פרויקט שדרוג.
-
יעילות אנרגטית: חומרה חדשה יכולה להיות חסכונית משמעותית בחשמל ובשטח אחסון בחוות השרתים.
מהי ההשפעה על המשתמשים והעבודה השוטפת?
תהליך של החלפת מערכת לא מסתיים בהתקנה טכנית בלבד, אלא מתחיל בהדרכת המשתמשים כראוי. כדאי לבחון איך השינוי ישפיע על רצף העבודה היומיומי והאם נדרשת הדרכה נוספת מעבר להדרכה הרגילה שהעובדים קיבלו.
לפעמים תחזוקת מערכות קיימות נמשכת רק בשל החשש מהתנגדות עובדים לשינוי, אך חשוב לזכור שממשק משתמש חדשני יותר יכול לשפר משמעותית את שביעות הרצון בקרב הצוות ולמנוע טעויות אנוש הנובעות מסרבול טכנולוגי.
התאמה טכנולוגית והמשכיות עסקית
כמעט ולא תמצאו כיום בית עסק שאין בו מערכת טכנולוגית אחת לפחות ולכן חשוב שתהיה התאמה טכנולוגית על מנת שהארגון יותר לבצע פעולות גם עם שירותים חיצוניים. חידוש מערכות ישנות מאפשר זרימת נתונים חלקה, אוטומציה של תהליכים וקבלת החלטות מבוססת נתונים בזמן אמת, מה שמעניק לארגון יתרון תחרותי משמעותי בשוק הדינמי של היום.
חידוש מערכת ישנה הוא מהלך אסטרטגי חשוב שדורש איזון בין צרכים תפעוליים אל מגבלות תקציביות. בדיקה יסודית של התשתיות, העלויות והשפעת השינוי על ההון האנושי בארגון תבטיח שהמעבר יתבצע בצורה חלקה.
