איך מערכות זיהוי תומכות בניהול עובדים מרחוק / עבודה היברידית?

השאלה הגדולה שעולה היא איך שומרים על סנכרון, הגינות ומקצועיות כאשר חברי הצוות מפוזרים בין הבית, בית הקפה והמשרד.

מהו האתגר בניהול עובדים מחוץ למשרד?

מנהלים רגילים לראות את העובדים שלם. ולכן כאר מדובר על ניהול עובדים מרחוק נוצר מתח בין הרצון לסמוך עליו לבין הצורך לוודא שהמשימות מבוצעות והזמן מנוצל כהלכה. ללא כלים מתאימים בסיטואציה הזו הניהול הופך למבוסס על תחושות בטן במקום על עובדות, מה שעלול להוביל לשחיקה של העובדים או לירידה בפרודוקטיביות העבודה.

הסיטואציות המורכבות שקרו בישראל בשנים האחרונות הובילה למודל עבודה היברידי. על פי סקר מנהלי משאבי אנוש של CofaceBDI, בישראל, כ-40% מכלל השכירים במשק עובדים כיום במודל היברידי, כאשר שיעור זה מטפס לכ-66% בקרב חברות ההייטק.

נוכחות ושעות עבודה גם מרחוק

אחד הפתרונות היעילים ביותר עבור ניהול עובדים מרחוק ובכלל בנושא של גישור על הפער הפיזי הוא שילוב של מערכות זיהוי מתקדמות. מערכות אלו מאפשרות לעובד להחתים כרטיס נוכחות מכל מקום, תוך שהן מוודאות שמדובר אכן בעובד עצמו ולא במישהו אחר ואף לדאוג לכך שהעובד יוכל לקבל תלושי שכר באינטרנט באופן מאובטח ונוח. זהו בסיס הכרחי ליצירת אמון.

איך זה עובד?

כאשר מדובר על התקנת מערכות בקרת כניסה בשל עבודה היברידית יש לכך משמעות כפולה. צריך לנהל גם את מי שנמצא בבית וגם את מי שמגיע פיזית לארגון. הטכנולוגיה של היום מאפשרת סנכרון מלא בין השניים, לרוב באמצעות:

• דיווח מבוסס מיקום המאפשר לעובדי שטח או עובדים מהבית לדווח על תחילת עבודה באזור מוגדר.
• אפליקציות ייעודיות שהופכות את הטלפון החכם לאמצעי העבודה המרכזי.
• זיהוי פנים ותווי פנים באמצעות טכנולוגיה מתקדמת המונעת טעויות.
• ממשקים מבוססי ענן שמאפשרים למנהלים ולצוותי השכר לצפות בנתונים בזמן אמת מכל מכשיר ובכל רגע.

כדי להבטיח את רמת הדיוק הגבוהה ביותר בזמן ניהול עובדים מרחוק ארגונים רבים משלבים כיום זיהוי ביומטרי המבוסס על טביעת אצבע או תווי פנים. בעוד שבעבר טכנולוגיה זו הייתה שמורה רק לכניסה למבנים מאובטחים, כיום היא מיושמת באפליקציות ובמחשבים ניידים כדי לוודא שמי שמבצע את העבודה הוא אכן העובד המורשה ובכך נמנעות חריגות בשכר וזיוף נוכחות.

למה עבודה היברידית דורשת כלים חכמים יותר?

המעבר לעבודה היברידית שינה לחלוטין את הדרך שבה מנהלים עובדים. אם בעבר היה קל לראות מי נמצא במשרד ומי עובד, היום מנהלים צריכים להתמודד עם צוותים שמפוזרים בין הבית, המשרד והשטח. בלי מערכת מסודרת קשה מאוד לנהל נוכחות, לעקוב אחרי שעות עבודה ולשמור על סדר ארגוני.

הנה כמה אתגרים נפוצים בניהול עובדים מרחוק:

• קושי במעקב אחר שעות עבודה אמיתיות

• חוסר סנכרון בין צוותים

• עומסי עבודה שלא תמיד נראים לעין

• טעויות בדיווחי נוכחות

• קושי בניהול עובדים בשטח

• פערי תקשורת בין מנהלים לעובדים

מערכות הזיהוי והנוכחות החכמות מאפשרות לנהל עובדים בצורה מדויקת יותר גם כשהם לא נמצאים פיזית במשרד.

שימוש בנתונים לצורך ניהול יומיומי

זה לא סוד, ניהול עובדים מרחוק בימים אלו בהם הטכנולוגיה והחדשנות תפסו את מקומן הוא לרוב מבוסס נתונים. זה נכון בעיקר עבור ניהול נוכחות טכנולוגי. המידע שנאסף לא משמש רק לצורך בקרה אלא ממש ככלי אסטרטגי להבנת עומסי עבודה בזמן אמת.

אם מנהל רואה שעובד מסוים עובד שעות חריגות מהבית באופן רציף, זה תמרור אזהרה שמאפשר התערבות לפני הגעה למצב של שחיקה. כאשר מדובר על שעון נוכחות אפליקציה היא ללא ספק פתרון חשוב ונוח שמאפשר פיקוח ובקרה לשני הצדדים כראוי.

כאשר העובדים מגיעים למשרד, מערכת בקרת כניסה חכמה יכולה לנהל את תפוסת החדרים והעמדות ובכך למקסם את המשאבים הפיזיים של החברה ולמנוע צפיפות מיותרת בימים עמוסים.

איך מערכות חכמות משפרות את ניהול העובדים?

מערכות זיהוי מתקדמות כבר מזמן לא משמשות רק לפתיחת דלתות. כיום הן מאפשרות לנהל עובדים בצורה יעילה, שקופה ונוחה הרבה יותר גם בארגונים שעובדים במודל היברידי.

באמצעות מערכות חכמות ניתן:

1. לדווח שעות עבודה דרך הטלפון הנייד

2. לקבל נתוני נוכחות בזמן אמת

3. לנהל הרשאות וגישה מרחוק

4. לעקוב אחרי עומסי עבודה חריגים

5. לנהל עובדים בשטח בצורה מסודרת

6. לחבר בין בקרת כניסה, נוכחות ושכר

מעבר לכך, המידע שנאסף מאפשר למנהלים לקבל החלטות טובות יותר. במקום להסתמך על תחושות, ניתן לראות נתונים אמיתיים על זמני עבודה, תפוקת עובדים והתנהלות הצוות לאורך זמן.

בסופו של דבר, מערכות זיהוי ונוכחות חכמות יוצרות סביבת עבודה מסודרת, שקופה ויעילה יותר. העובדים נהנים מתהליך פשוט ונוח, והמנהלים מקבלים שליטה טובה יותר גם כאשר הצוות עובד ממקומות שונים.

תנו מקום לטכנולוגיה בארגון שלכם

במהלך ניהול עובדים מרחוק הנתונים המגיעים אל מחלקת ניהול משאבי אנוש באמצעות המערכות החכמות מרכזים את כל המידע על העובד. גם אם עשיתם חידוש מערכת ישנה עדיין תקבלו את שעות העבודה, הזכויות הסוציאליות וכל ההיסטוריה של העובד במקום אחד מסודר ואמין.

המעבר לניהול שעון נוכחות דיגיטלי הוא הצהרה ארגונית שמעריכה שקיפות, דיוק והגינות. כאשר העובד יודע שהדיווח שלו נקלט בצורה אמינה והמנהל יודע שהנתונים שלפניו משקפים את המציאות בשטח, נוצרת סביבת עבודה בריאה ומקצועית יותר.