אחת הדרכים הכי טובות לייעל את עבודתו של בית העסק היא להעביר חלק מתחומי האחריות לשירותי מיקור חוץ. במאמר הבא נסביר על סל שירותים מן הסוג הזה בהקשר של תלושי שכר, נבין מה כוללים שירותי חשבות שכר ונציג את היתרונות.
חשבות שכר היא תחום מורכב שכולל בתוכו שורה ארוכה של שירותים לבתי עסק, לעובדים, לספקים ומול המדינה. מטרת העל של התחום היא להפיק דוחות שיאפשרו לעסק לעקוב אחר תחומי הפעילות שלו ובעיקר לדעת איפה הוא מרוויח ואיפה הוא מפסיד. אבל במקביל, אותם שירותי חשבות שכר כוללים גם ביקורת שכר, טיפול בהעסקת עובדים, תשלומים לרשויות וכמובן הפקת תלושי שכר.
האופציה של תלושי שכר באינטרנט למשל מייצגת את הדור הבא מבחינת התייעלות של תהליכי העבודה. אם מבינים כיצד מתבצע התהליך הזה ומה היתרונות שלו, מקצרים את הדרך של כל בית עסק להצלחה ועצמאות כלכלית.
מה המטרה של הוצאת תלושי שכר אונליין?
המטרה של הוצאת תלושי שכר אונליין היא להעביר את תחום האחריות הזה לגורם חיצוני. בשירות של מיקור חוץ כולל הוצאת תלושי שכר אונליין, בית העסק משלם סכום קבוע מדי חודש או שנה. תמורת הסכום הזה, חברה אחרת לוקחת על עצמה את כל הנושא של חשבות שכר, לרבות:
- פתיחת כרטיסי עובד ועדכון פרטי עובדים קיימים
- חישוב תלושי שכר שעות נוספות
- קליטת נתונים מהעובדים על ימי מחלה, חופשות וכן הלאה
- דיווחים חודשיים ושנתיים לרשויות – כולל טפסי 106
- ייעוץ בנושאי שכר או דיני עבודה
ספציפית בתחום של ראיית חשבון ומשאבי אנוש, בתי עסק קטנים או בינוניים יכולים לוותר על תשלום חודשי קבוע בגין שירותי חשבות שכר במיקור חוץ – כדי לעבוד במתכונת שמבוססת על תלושי שכר בפועל. במתכונת הזו, בית העסק משלם על הפקת תלושי שכר באינטרנט מרחוק רק לפי מספר התלושים והעובדים שיש לו. זה חוסך בעלויות בית העסק בטווח הקצר והארוך ויכול לעשות את ההבדל בין הצלחה וכישלון בשוק תחרותי וצפוף.
מבחינת בית העסק, המטרה של הוצאת תלושי שכר אונליין היא לחסוך בהוצאות. השירות הזה במודל של מיקור חוץ חוסך לבית העסק את הצורך לגייס כוח אדם, לפתוח מחלקת משאבי אנוש ואז גם לשלם על תנאים סוציאליים כקבוע בחוק. כאשר בית עסק משתמש בשירות הזה במודל של מיקור חוץ, הוא מייעל לעצמו את תהליך העבודה.
מאיפה מתחילים את התהליך?
הדרך ליהנות מכל היתרונות של תלושי שכר אונליין מבחינת ייעול תהליכי העבודה היא להתחיל את זה עם בחירה מושכלת של מערכת דיווחי שעות. בשביל שתלושי השכר יחושבו בצורה מדויקת, הנתונים שמגיעים חייבים להיות אמינים. כדי להבטיח את האמינות של הנתונים, מעמידים לרשות העובדים שעון נוכחות שמאפשר להם להחתים כרטיס ביציאה ובכניסה בצורה מהירה ויעילה.
מבחינה טכנולוגית, שעון מומלץ הוא למשל זה שמנצל טכנולוגיות מתקדמות כדי להבטיח איסוף נתונים מדויק. כאן נכנסים לתמונה כל היתרונות של שעון ביומטרי שעובד עם טביעת אצבע או סריקה של קרנית העין, שאותו ניתן כיום להשיג במחירים אטרקטיביים גם לבתי עסק קטנים וגם לבתי עסק גדולים יותר.
לשם השוואה, קודן לדלת הוא פתרון אבטחה בסיסי יותר שבדרך כלל לא מסוגל לאסוף את הנתונים הרלוונטיים לצורך חישוב תלושי השכר. לקודן כזה יש המון יתרונות מבחינת מניעת כניסת גורמים לא מורשים ללובי או לחנות, אבל הוא לא מתאים עבור בתי עסק שצריכים לאסוף נתונים על שעות העבודה של העובדים – לרבות ימי חופשה, איחורים, שעות נוספות וכן הלאה.
בנוסף, צריך להתאים את המערכת שבה העובדים משתמשים כדי לדווח על השכר שלהם לאופי העבודה. אם למשל מעסיקים כוח אדם שעובד מהבית או נמצא בפגישות רבות מחוץ למשרד, צריך להתקין אפליקציית שעון נוכחות שתאפשר להם לבצע את הדיווח מרחוק. באופן הזה, כל הנתונים המגיעים אל המערכת נשארים מאובטחים, אמינים ומקיפים ואפשר להשתמש בהם בקלות גם כדי להפיק תלושי שכר אונליין.
מי מנהל את מערכת תלושי השכר?
הניהול של מערכת תלושי השכר מבוצעת על ידי חברה שמתמחה בכך. האלטרנטיבה היא ניהול של כל המערכת בתוך בית העסק עצמו, אבל זה כרוך כאמור בשורה ארוכה של הוצאות. מלבד העובדה שניהול של כל מערכת תלושי השכר בתוך העסק היא מאוד מסורבל, צריך גם להביא בחשבון שלרוב היא לא תתאים לבעלי עסקים קטנים שיש להם מעט עובדים ושהתקציב שלהם מוגבל.
מבחינה טכנית, מי שמנהלים את מערכת תלושי השכר הם כמובן אנשים שמתמחים בכוח אדם ובמשאבי אנוש. אלו עובדים מיומנים שעוברים הסמכה משמעותית, מקבלים תדריך על כל סוג של מערכת נוכחות ואחת לתקופה מסוימת גם יוצאים לחפיפה כדי להכיר את דיני העבודה החדשים המשפיעים על המשק.
כל מעסיק גם יכול להחליט מי בתוך העסק שלו נמצא בקשר מול אלו שמנהלים את מערכת תלושי השכר. במידה ומקצים אדם כזה שהוא הנציג של העסק, מייעלים משמעותית את תהליכי העבודה גם בשגרה וגם אם חלילה מתעוררות בעיות ותקלות. חוץ מזה, צריך לשמור על קו פתוח בין מי שמנהלים את מערכת תלושי השכר לבין העובדים. באופן הזה, העובדים יכולים לדעת שיש להם למי לפנות כדי לברר לגבי סעיפים מסוימים בתלוש השכר, לבקש פירוט על האופן שבו בוצע חישוב השכר עבורם וכיוצא בזאת.
במה תורמים תלושי שכר אונליין לעסק?
תלוש שכר שמופק אונליין על ידי חברה שמתמחה בכך תורם לעסק בכמה היבטים. בהיבט המקצועי, המשמעות היא שמי שלוקחים אחריות גם על חישובי השכר וגם על הפקת התלוש הם מומחים למשאבי אנוש שיש להם הסמכה שרלוונטית יותר מאשר זו של בעל העסק עצמו.
נכון שבעל העסק מכיר טוב יותר מכל אחד אחר את המוצר או השירות שלו, אבל זה לא אומר שהוא יודע איך לחשב תלושי שכר או בכלל מעוניין להשקיע בזה זמן ומשאבים. אם העסק רוצה להתייעל, הוא חייב להמשיך ולהתמקד רק בדברים שתורמים לו. החישוב המבוצע אונליין ולאחר מכן הפקת התלוש בלחיצת כפתור הם ללא ספק דוגמא מעולה לאופן שבו מבצעים התייעלות של בית העסק במאה ה-21.
בהיבט הפרקטי, תלושי שכר באינטרנט תורמים לעסק בכך שהם נותנים לו עוד כלים חדשים לניהול העובדים. באמצעות המערכת שמפיקה את תלושי השכר יכולים בעלי עסקים לשלוט בכל הפרמטרים המרכיבים את המשכורות של העובדים, להישאר עם אצבע על הדופק מבחינת מיצוי זכויות והטבות וגם להגן על עצמם במקרה שבו מוגשת תביעה. ההפקה של תלושי השכר אמנם מבוצעת בצורה מקוונת, אבל הנתונים עצמם מאובטחים ונשארים במערכת גם אם העובד מחליט לתבוע את המעסיק בגין הלנת שכר או מכל סיבה אחרת.
במקרים כאלה, כל מה שעל בית העסק לעשות הוא לחזור למערכת שאספה את הנתונים ואת דיווחי השעות. כך הוא יכול להפיק מחדש את הדוח ולהשתמש בו על מנת להוכיח את צדקתו גם בין כתלי בית המשפט וגם ישירות מול העובד.
