מערכת נוכחות במקומות עבודה – לשמירה על זכויות העובדים ועל הוצאות החברה

הטכנולוגיות המתקדמות שנכנסו לחיינו לא פסחו גם על שוק העבודה, ועל היכולת למדוד נוכחות של עובדים, את שעות העבודה שלהם בפועל, ואפילו את הפרודוקטיביות שלהם. התפתחויות אלו שומרות מצד אחד על זכויות העובדים בקבלת שכר הוגן ומדוייק עבור עבודתם, ומצד שני על העסק בניטור וחישוב נכון של הוצאות בגין שכר בחברה. ומה על הזכות לפרטיות שעלולה להיפגע? על כך, במאמר שלפניכם

שוק העבודה התבסס תמיד על מודל כלכלי מאוד ברור וחד משמעי – עובדים מחליפים את זמנם תוך מילוי מטלות מוגדרות שהוטלו עליהם על ידי המעסיק, בתמורה לכסף המשולם כשכר טרחתם עבור אותן מטלות.

ברוב המוחלט של המקרים, מדובר בתעריף שנקבע עבור כל שעת עבודה, המשתנה לעיתים לפי המועדים והזמנים במשך היום שבהם העובדים מגיעים למקום עבודתם על מנת לבצע את אותן מטלות.

מאז המהפכה התעשייתית בסוף המאה ה-19, יותר ויותר אמצעים טכנולוגיים הוכנסו לשוק העבודה, בעיקר בתחום הייצור; לאחר מכן הגיעה מהפכת האלקטרוניקה והמחשוב, שהחלה להיכנס גם לתחום הניהולי והאדמיניסטרטיבי של שוק העבודה.

אותם חידושים טכנולוגיים לא פסחו גם על התחום מדידת הנוכחות והפרודוקטיביות של עובדים, כאשר ישנו מעבר מרישומים ידניים או מכאניים של נוכחות עובדים במקום עבודתם, דוגמת שעון נוכחות הפופולארי, לטובת רישומים אלקטרוניים חכמים וגמישים, על ידי שימוש באמצעים אלקטרוניים ממוחשבים ומתקדמים בתור מערכת נוכחות בעבודה.

קודן כניסה לדלת בתור מערכת נוכחות בעבודה

אחד החידושים החשובים בתחום של מערכת נוכחות בעבודה, המשליך גם על האבטחה והבטיחות במקומות העבודה השונים, וגם על מדידת הנוכחות של עובדים במקום עבודתם, הינו מערכות קודני כניסה לדלת. מערכת קודן לדלת יכולה להיות מבוססת על קוד אחיד לכולם, או קוד משתנה לפני זהות העובדים או קבוצות שונות של עובדים.

אם הקוד הינו משתנה לפי זהות העובד – זה יכול להיות קוד אלפא-נומרי או אפילו קוד ביומטרי מותאם אישית – המערכות לא רק שומרות על גישה מאובטחת לבעלי הרשאות מתאימות, אלא גם מתעדות כניסה ויציאה מן המתחם לכל עובד, לרבות שעות מדוייקות של כניסה ויציאה.

בהקשר זה, חושב לציין גם מערכות המבוססות על צ'יפים בקרת כניסה, אשר בדרך כלל מוטמעים בכרטיסים חכמים, ומהווים גם מפתח לפתיחת דלתות במקומות עבודה שונים, וגם מכשיר המתעד כניסה ויציאה ממקומות מסויימים, ואפילו מחדרים ומחשבי עבודה מסויימים.

בכך מתאפשר ניטור מדוייק של נוכחות העובדים, עד לרמת הכניסה למחשב מסויים, כולל חישוב שעות עבודה מדוייק, יציאה להפסקות אוכל ושירותים ועוד, מה שמאפשר מתן תגמול מדוייק יותר עבור זמני העבודה בפועל של העובדים.

אפליקציית נוכחות

סוג נוסף ופופולארי של מערכות נוכחות במקומות עבודה הינו שימוש באפליקציית נוכחות, המבוססת כמובן על מכשירים סלולריים המצויים כמעט אצל כל אדם בעולם המודרני של היום.

מערכת נוכחות בדמות אפליקציה סלולרית מותקנת על המכשיר החכם של העובד – לעיתים קרובות המכשיר עצמו מסופק לעובד על ידי המעסיק עצמו, כאשר האפליקציה כבר מותקנת עליו – והיא מתממשקת למכשירי סריקה או קליטה בכניסה למקומות העבודה, במשרדים ואפילו במחשבי העבודה של העובדים, תוך דיווח אוטומטי למערכות ניטור הנוכחות וחשבות השכר של הארגון.

אפליקציות מסוג זה מחליפות כיום מערכות ישנות של שעון נוכחות לעסק, או משולבות בתוך מערכות שעון נוכחות שכזה; לעיתים מערכת הנוכחות בדמות שעון עדיין מוצבת בכניסה לבתי העסק או החברות, אולם במקום להחתים כרטיס כפי שהיה נהוג בעבר, חיישני קרבה סלולריים על בסיס אפליקציית נוכחות עושים את עבודת ה"החתמה" בכניסה וביציאה ממקומות העבודה.

גם בעת שימוש באפליקציות נוכחות, ניתן לנטר שורה ארוכה של נתוני עבודה, מלבד נוכחות פיסית במקום העבודה: זמני עבודה בעמדות שונות, מדידת זמני הפסקות בעבודה כגון ארוחות תוך כדי שעות העבודה, ואפילו ניטור עיסוקים בפועל לפי קטגוריות של עיסוקים ומטלות.

מערכת נוכחות מול פרטיות העובדים

אין ספק כי הטכנולוגיה המתקדמת מאפשרת לכל מערכת נוכחות במקומות העבודה לנטר באופן מדוייק יותר לא רק את הנוכחות של העובדים בעבודתם, אלא את עבודתם בפועל במסגרת זמני העבודה שלהם.

הניטור המדוייק הזה מאפשר מודלים חדשים של שכר ותגמול, כאשר מעבר למדידה המדוייקת יותר של תרומת העובד לפרודוקטיביות של מקום עבודתו, גם נשמרות זכויות העובדים לשכר הוגן על פי זמני העבודה בפועל, ואפילו מתן בונוסים על עובדה מאומצת שכעת ניתן למדוד אותה.

מצד שני, בעולם שבו הטכנולוגיה סוגרת עלינו יותר ויותר, נשאלת כמובן השאלה מה בדבר הזכות לפרטיות של העובדים במהלך שעות עבודתם? האם מערכת נוכחות עם הניטור המתמשך של עבודתם אינו הפרה של זכות היסוד שלהם לפרטיות?

יש בנושא זה דעות לכאן או לכאן, והדבר כמובן תלוי גם בעומק וברוחב הניטור שכל מערכת נוכחות מבצעת אל מול העובדים. אולם אין ספק כי כל ניטור כזה צריך להיעשות בידיעה ובהסכמה של העובדים.