ניהול משמרות היא משימה לא פשוטה, יש להתחשב בנתונים של כל העובדים, זמני העבודה והאילוצים שלהם, ולוודא שהם מקבלים את מה שמגיע להם, שמבצעים את העבודה כראוי ועושים את מה שנדרש מהם. מערכת לניהול עובדים תהפוך את משימת הניהול למורכבת פחות, פחית מהעומס ותמנע מכם לבצע עבודת בקרה סיזיפית.
מערכת לניהול משמרות
אפליקציית שעות עבודה מאפשרת למנהלי החברה לעקוב אחר נוכחות עובדיהם , ימי המחלה והחופשה שלהם וכן גישה לעריכת הנתונים בהתאם לצורך.
מערכת ניהול משמרות עוזרת להתמקד בעבודה עצמה, במקום לעשות עבודת תיאום שדורשת הרבה זמן ועבודה עם יומנים. היעדרות עובדים שאינה מבוקרת יכולה לפגוע בעסק וביכולת של המנהל לעשות בקרה לעבודה.
הרכבת סידור עבודה דורשת הרבה מאמץ וזמן, יש לקחת בחשבון את כל האילוצים בחשבון, לחפש מחליפים, לבדוק מול העובדים ולתאם ביניהם, מערכת לניהול משמרות תחסוך לכם זמן ועבודה.
מערכת ניהול משמרות מאפשרת לעובדים לבצע שינויים בהתאם לצרכים שלהם וכך הממונה עליהם יהיה מעודכן ולא יאלץ לגשר על הפערים. במידה ויש עובד שמעוניין לבצע החלפת משמרות, הוא יוכל בקלות לגשת למערכת, לראות את הזמינות של העובדים האחרים ולבצע את ההחלפה במהירות וללא התערבות מצד גורמים אחרים.
באמצעות מערכת ניהול משמרות דיגיטאלית ניתן בקלות לעקוב אחר דוחות הנוכחות של כלל העובדים, דבר זה מקל על חישוב השכר והערכת מצבו של העובד מבחינת התפוקה בעבודה. המנהל יכול להתאים פרופיל אישי עבור כל עובד בו יוכל לצפות ברוטציה של הצוות, יראה מי נמצא בזמן אמת בעבודה וכן הלאה. ניהול המידע ואיתורו באמצעות המערכת הוא פשוט ומהיר. מערכת לניהול משמרות בדרך כלל גם תביע כלי לניתוח הנתונים ברמה הסטטיסטית כדי שיוכלו להגיע לכדי הסקת מסקנות בקלות.
מערכת ניהול משמרות טובה תוכל לעבוד עם נתונים בצורה מועילה על ידי שימוש בנתונים מחוץ למערכת, למשל מתוכנות משאבי אנוש אחרות. מסד נתונים זה יכול לספק מידע חשוב על היסטוריית המכירות ותחזיות לעתיד. שימוש במערכת יאפשר בעצם להשתמש בנתונים שאנו אוספים אודות הנוכחות של העובדים כדי לייעל ולשפר את העבודה לאורך הזמן.
שעון נוכחות
אם בעבר ביצוע חישובי שכר היה תהליך שחייב עבודה של צוות שצריך לעקוב אחר לוחות הזמנים של עובדי החברה כדי לעשות את החישוב של שעות העבודה וגם של השעות הנוספות באופן קפדני, היום התהליך יכול להתבצע באופן ממוחשב ומהיר. שעון נוכחות מאפשר לעובדים לנהל ולהזין את שעות עבודתם בעצמם. על ידי ייעול בקרת כניסה לעובדים עסקים חוסכים כסף ומעלים את הפרודוקטיביות של העובדים.
העברת כרטיס מגנטי בתוך המערכת בעת הכניסה לעבודה והיציאה היא דרך רווחת להזדהות ובעצם להשתמש בשעון הנוכחות. לכל עובד יש כרטיס אישי אותו הוא מעביר במערכת שקולטת ורושמת את זמן ההעברה המדויק. שיטה דומה לזו היא העברת תג או כרטיס בקרבת המערכת, הקריאה מבוססת על משדר אלקטרוני ולכן נדרשת תחזוקה בתדירות גבוהה יותר. בשתי שיטות אלה מידת המהימנות היא לא גבוהה מאחר והעובדים יכולים בקלות להעביר את הכרטיס מאחד לשני ולהעביר אותו בשמו של אחר.
קיימים שעונים אשר מתבססים על נתונים ביומטריים בעת הזיהוי, למשל טביעת אצבע או תווי פנים. הזיהוי הוא מדויק וודאי, הוא אינו ניתן לזיוף. לרוב שעונים ביומטריים יכילו גם חלופת זיהוי שהיא אינה ביומטרית, למשל זיהוי על ידי שימוש בתג, ניתן לעשות בה שימוש בעת הצורך, על סמך שיקול דעתה של החברה.
יש אפשרות להשתמש בדיווח שעות עבודה באמצעות אפליקציה. השיטה הזו היא פשוטה ומתאימה מאוד עבור מי שעובד בשטח או מקומות עבודה קטנים. האפליקציה מאפשרת לזהות את מיקומו הגיאוגרפי של העובד במהלך הזיהוי ולדווח על כך למערכת הנוכחות.
שעון נוכחות מהימן ויעיל יכול לעזור למנהלים למשימת ניהול משמרות על ידי סיפוק נתונים לגבי שעות הכניסה לעבודה, היציאה לארוחת הצהריים, החזרה והיציאה מהעבודה. מי שאחראי על כך יוכל לנהל את העובדים בקלות, לבקר את עבודתם ולהעריך את מידת תרומתם לעבודה המשותפת. פעמים רבות הארגון משלם לעובד על שעות עבודה שאינן התבצעו בפועל, ומפסיד על כך כסף, או לחילופין עובד שעבד שעות נוספות, אך המערכת פספסה זאת. המערכת תבטיח כי העסק ישלם לעובדים בדיוק את מה שמגיע להם תמורת עבודתם.
לשעוני נוכחות יש השפעה על העלאת המורל ומידת הפרודוקטיביות של העובדים שמבינים כי להנהלה יש גישה לנתונים אלה ובכך הם מקלים בטיפול בבעיות נוכחות, היעדרות או איחורים.
ניהול משמרת שמתבצע באופן יעיל חוסך הרבה זמן ועבודה וכסף, לכן כדאי מאוד להשקיע במערכת איכותית ומהימנה. ניהול טוב יבטיח כי העסק לא מבזבז כסף בגלל רשלנותם של העובדים, תקלות במערכת או טעות אנוש בשרשרת הבקרה, והעובדים יוכלו להיות רגועים יותר ולדעת כי הם יכולים לסמוך על הארגון, ששם את רווחתם ושמירה על זכויותיהם בעדיפות ראשונה.
