זה לא סוד שניהול זמן הוא אחד המשאבים היקרים ביותר של כל בעל עסק כיום. בעוד שרוב המעסיקים שואפים לבנות מערכת יחסים המבוססת על אמון מלא, המציאות בשטח מלמדת שישנם זיופי נוכחות וזו תופעה קיימת המשפיעה ישירות על שורת הרווח של הארגון.
מניעת דיווחים כוזבים היא לא רק עניין של משמעת, אלא כלי ניהולי חשוב לכל ארגון בין אם ארגון קטן ובין אם ארגון גדול, ליצירת מערכת יחסים הוגנת בין העובדים למעסיקים ודיוק תפעולי.
מה הכוונה זיופי נוכחות בעסק?
גניבת זמן היא תופעה המתייחסת למצב שבו הרישום במערכת השכר לא תואם את שעות העבודה בפועל. זה יכול לבוא לידי ביטוי באמצעות החתמת חבר, איחורים קבועים שאינם מדווחים או פשוט יציאה מוקדמת מהמקום ללא עדכון. תופעת זיופי נוכחות בעסק היא תופעה קיימת שפוגעת לא רק בעסק עצמו, אלא גם במערכת האמון בין העובדים למעסיקים.
כדי להתמודד עם התופעה, עסקים רבים מטמיעים שעון נוכחות לעסק המאפשר מעקב בזמן אמת. המטרה היא להבטיח שכל שקל שמשולם עבור שכר עבודה אכן מייצג תפוקה ונוכחות פיזית במקום העבודה או באתר הלקוח.
למה זיופי נוכחות עדיין קורים גם בעסקים מסודרים?
גם בארגונים עם נהלים ברורים, פרצות טכנולוגיות או תרבות ארגונית לקויה עלולות להוביל לדיווחים לא אמינים. לפעמים מדובר בשימוש בכרטיסי מגנט פשוטים שניתן להעביר מאחד לשני ולפעמים בחוסר תשומת לב של המנהלים לאחידות הנתונים.
כאשר ישנו דיווח המתבצע באופן ידני או מיושן הפיתוי לעגל פינות גדל. לכן המעבר לפתרונות דיגיטליים כמו אפליקציית נוכחות הפך לסטנדרט בקרב חברות שרוצות להפסיק לנחש מתי הצוות שלהן באמת התחיל לעבוד.
טביעת אצבע, זיהוי פנים או GPS: מה באמת מונע זיופים?
המענה הטכנולוגי לתופעת זיופי נוכחות בעסק מבוסס על זיהוי חד של האדם או המיקום. טכנולוגיית GPS מאפשרת לוודא שהדיווח בוצע אך ורק בטווח מוגדר מראש, מה שמונע דיווחים מהבית או מהדרך לעבודה.
עבור עסקים המפעילים מוקדים טלפוניים או שירות לקוחות מרחוק ניתן להטמיע שעון נוכחות טלפוני המזהה את מספר הטלפון ממנו מתקשר העובד. שיטות אלו יוצרות הרתעה ומבטיחות שהנתונים המוזנים למערכת הם אמינים ואוטומטיים, ללא מגע יד אדם שעלול להטות את התוצאה.
מה היתרונות והחסרונות של כל שיטת דיווח?
הבחירה בטכנולוגיה הנכונה תלויה באופי העסק וכמובן גם באותם עובדים המועסקים בו. חשוב להבין את ההבדלים בין השיטות השונות:
> טביעת אצבע: נחשבת לשיטה אמינה וזולה יחסית המונעת לחלוטין סיטואציה של החתמת חבר.
> זיהוי פנים: זו השיטה המתקדמת והסטרילית ביותר כיום. אותה מערכת טכנולוגית סורקת את תווי הפנים של העובד בשבריר שנייה, מה שמונע כל אפשרות לזיוף ומקצר תורים בכניסה למשרד.
> דיווח מבוסס מיקום: אידיאלי עבור אנשי שטח, אך דורש סמארטפון עם קליטה וסוללה.
כדי להבטיח רמת ביטחון גבוהה ביותר, מומלץ להשתמש בפתרון של שעון נוכחות ביומטרי המשלב לפחות אחת מהשיטות הפיזיולוגיות.
בקרה וניהול חכם של נוכחות
מעבר לאיסוף הנתונים, היכולת לבצע בקרה שוטפת על מנת למנוע זיופי נוכחות בעסק היא זו שעושה את כל ההבדל. מנהל שרואה בזמן אמת מי נמצא במשרד ומי מאחר יכול להגיב לבעיות תפעוליות לפני שהן הופכות לנזק כלכלי.
שימוש בטכנולוגיית זיהוי פנים מייתר את הצורך בחיפוש אחר כרטיסים אבודים או קודים שנשכחו. כיום, כלים אלו אינם מיועדים רק לתאגידי ענק, אלא נגישים גם לעסקים קטנים המעוניינים לשפר מערך ניהול ולהטמיע תרבות של דיוק ואחריות אישית.
פתרונות לאנשי שטח וניידות
עבור עובדי שטח חשוב שיהיה פתרון טוב יותר. בסיטואציה כזאת מערך נוכחות חייב להיות מנוהל דרך המכשיר הנייד. טביעת אצבע בסמארטפון יחד עם איכון מיקום מבטיח שהעובד אכן הגיע לאתר הלקוח המיועד. בסופו של דבר המטרה של כל מערכת בקרת כניסה או דיווח היא לייצר שקיפות מלאה. כאשר העובד יודע שהמערכת מדויקת, המוטיבציה לשמור על הכללים עולה.
הגיע הזמן לבחור פתרון נוכחות שאפשר לסמוך עליו
מניעת זיופי נוכחות מתחילה בבחירת שותף מקצועי שמבין את הצרכים הייחודיים של כל עסק. במקורטק מאמינים שהפתרון הנכון נולד קודם כל מהקשבה, ורק לאחר מכן מהתאמה של הטכנולוגיה המתאימה ביותר.
בזכות ניסיון רב שנים, מגוון רחב של פתרונות נוכחות, בקרת כניסה וזיהוי ביומטרי, וליווי אישי משלב האפיון ועד ההטמעה והשירות השוטף, מקורטק מסייעת לעסקים, ארגונים ומוסדות לנהל את מערך הנוכחות בצורה מדויקת, יעילה ואמינה. אם גם אתם רוצים לצמצם טעויות, לחזק את הבקרה ולבחור פתרון שילווה אתכם לאורך שנים, צוות המומחים של מקורטק ישמח לייעץ ולהתאים עבורכם את המערכת המתאימה ביותר, ללא התחייבות.
