השאלה כיצד לתעד את שעות הכניסה והיציאה של הצוות הפכה מדיון טכני פשוט להחלטה אסטרטגית שמשפיעה על התרבות הארגונית, על רמת הדיוק בשכר ועל היכולת של העסק לצמוח.
מה זה שעון נוכחות פיזי ואיך הוא עובד?
כאשר מדובר על שעון נוכחות פיזי מול אפליקציה חשוב להבין את הפרמטרים העיקריים. המכשיר הקלאסי המוכר לכולנו מבוסס על חומרה המותקנת בנקודה קבועה במבנה, בדרך כלל בסמוך לדלת הכניסה או במטבחון.
בעבר מדובר היה בכרטיסי ניקוב מנייר, אך כיום שעון נוכחות פיזי מתבסס על טכנולוגיות מתקדמות יותר כמו זיהוי ביומטרי, כרטיסי קרבה או הקשת קוד אישי.
יתרונות וחסרונות של שעון נוכחות פיזי
הטכנולוגיה כאן להישאר ולכן כאשר אתם מתלבטים בין שעון נוכחות פיזי מול אפליקציה כדאי לבחור בחדשנות הטובה ביותר. השימוש במוצר המוחשי מעניק תחושת יציבות וסדר בתוך חלל העבודה. המעסיק יודע בוודאות שהעובד התייצב במקום כדי לבצע את הדיווח, מה שמונע זיופים או דיווחי חברים מרחוק. מצד שני, מדובר בהוצאה על חומרה, התקנה ותחזוקה שוטפת.
כמו כן, במידה והמכשיר מתקלקל, נוצר פער בנתונים שדורש התערבות ידנית לצורך חישוב שעות עבודה מדויק בסוף החודש. עבור ארגונים שבהם העובדים מגיעים למקום קבוע זה פתרון אמין מאד המייצר הפרדה ברורה בין זמן בית לזמן עבודה.
יתרונות וחסרונות של אפליקציה לנוכחות
האפליקציה מאפשרת לעובד לדווח מכל מקום, תוך שימוש בטכנולוגיית GPS המוודאת את מיקומו הגיאוגרפי ברגע הלחיצה. היתרון המשמעותי ביותר הוא החיסכון בעלויות חומרה והיכולת לשלוח התראות ועדכונים ישירות לנייד של העובד.
עם זאת, ישנם עובדים המרגישים שמדובר בפגיעה בפרטיות או שמתקשים להסתגל לשימוש בנייד הפרטי לצורכי עבודה, מה שעלול לייצר חיכוך בארגון בזמן עדכון שעון נוכחות בבוקר.
איך לבחור את הפתרון המתאים ביותר לעסק שלכם?
הבחירה בין שעון נוכחות פיזי לבין אפליקציית נוכחות אינה צריכה להתבסס רק על מחיר או על העדפה טכנולוגית. כדי לקבל החלטה נכונה חשוב לבחון את אופי הפעילות של העסק, מספר העובדים, מיקום העבודה היומיומי ורמת השליטה הנדרשת בניהול הנוכחות. פתרון שמתאים למפעל עם מאות עובדים אינו בהכרח הפתרון הנכון עבור משרד קטן או צוות שטח הפועל במספר מוקדים.
לפני קבלת ההחלטה, מומלץ לבחון את השאלות הבאות:
- האם רוב העובדים מגיעים מדי יום לאותו מקום עבודה?
- האם קיימים עובדים מרוחקים או עובדי שטח הנמצאים בתנועה במהלך היום?
- כמה עובדים צפויים להשתמש במערכת הנוכחות?
- האם יש צורך בדיווח מיקום בזמן אמת?
- האם הארגון מעוניין לצמצם השקעה בחומרה ותחזוקה?
- האם קיימת מדיניות ברורה לגבי שימוש בטלפונים ניידים לצורכי עבודה?
- האם נדרש חיבור ישיר למערכת השכר ולמערכות משאבי האנוש?
- האם יש צורך בדוחות נוכחות מתקדמים ובקרה בזמן אמת?
מענה על שאלות אלו יסייע לצמצם את אפשרויות הבחירה ולהתמקד בפתרון שיספק את הערך הגבוה ביותר לארגון.
התאמה לעסקים קטנים מול גדולים
כאשר מבצעים השוואת שעוני נוכחות בין המגזרים השונים ובוחנים שעון נוכחות פיזי מול אפליקציה רואים מגמות ברורות של ייעול וחיסכון. עסקים קטנים יעדיפו לרוב פתרונות מבוססי ענן ואפליקציות כדי להימנע מהתחייבויות כספיות גבוהות על ציוד וטכנאי.
לעומת זאת, מפעלים גדולים או חברות עם מאות עובדים באתר אחד בהחלט יכולים להעדיף מערכת נוכחות לעסק המשלבת מסופים פיזיים בכניסות מרובות, כדי ליצור תזרים כניסה מהיר ומאורגן ולמנוע עומסים של דיווחים ידניים בסמארטפון.
עובדים במשרד מול עובדי שטח
ההחלטה הסופית צריכה להתבסס על אופי התפקידים בחברה והצורך בפיקוח על פתרונות נוכחות לעובדים במרחב. עבור מי שיושב במשרד מול מחשב, המכשיר הפיזי מספק את הפתרון, אך עבור מי שנמצא בדרכים, האפליקציה היא הפתרון האידיאלי.
ניהול עובדי שטח הופך לפשוט הרבה יותר כאשר הטכנולוגיה מאפשרת לראות היכן נמצא כל טכנאי או סוכן מכירות בכל רגע נתון. המידע זורם ישירות אל ניהול שעות עבודה במשרד האחורי, ללא צורך בניירת מיותרת או בשיחות טלפון מול המוקד.
אל תתנו לארגון שלכם להישאר מאחור
בסופו של דבר בחירת שעון נוכחות לעסקים קטנים והתלבטות גם בין שעון נוכחות פיזי מול אפליקציה היא הדבר החשוב ביותר המאפשר שקיפות מלאה מול העובד והרשויות. בין אם תבחרו בפתרון של נוכחות עובדים באפליקציה המותקנת בסמארטפון ובין אם תלכו על מסוף פיזי מתקדם, המטרה היא אחת לכולם. לייצר נתונים מדויקים שימנעו טעויות בתלושי השכר.
שילוב מוצלח של הטכנולוגיה יחד עם תוכנה לניהול עובדים איכותית יבטיח שהארגון שלכם יתנהל ביעילות, יחסוך בעלויות מיותרות וישמור על יחסי עבודה תקינים ובריאים תוך דגש על שעון לעדכון נוכחות שהינו אמין ונוח לכל הצדדים.
