עבודה אפקטיבית נמדדת בתמורה שאותה המעסיק מקבל ביחס להשקעה שלו בשכר העובדים. בשביל לבדוק בכל רגע נתון האם עבודה יעילה או שיש איך לשפר אותה, מאוד חשוב להשתמש נכון במערכת דיווח שעות. אז איך עושים את זה ומאיפה מתחילים? הנה כל התשובות
מהי מערכת דיווח שעות עבודה?
החוק בישראל מחייב רישום שעות עבודה ומנוחה שבועיות. על כל המעסיקים לנהל רישום שוטף של הנתונים האלה, כי במקרה של תביעה הנוגעת אליהם נטל ההוכחה חל עליהם. עם זאת, הדרך הנכונה להסתכל על המערכת היא לא רק מתוך פרספקטיבה חוקית – אלא גם במובן של יתרונות עבור המעסיק עצמו.
המערכת מאפשרת לאסוף פרטים לגבי שעות העבודה, שעות נוספות, המנוחה השבועית וגמול שעות נוספות וגמול עבודה בימי המנוחה. בזכות המערכת, המעסיק מקבל דוח נתונים ברור ומסודר שמאפשר לו לדעת כמה שעות עבודה היו לכל עובד. מכאן והלאה, כל שנותר למעסיק לברר זה האם העבודה הייתה אפקטיבית.
אילו סוגי מערכות לדיווח שעות קיימות? מהי המומלצת מביניהן?
הנה למשל כמה סוגי מערכות או שעוני נוכחות לדיווח שעות שמתוכם אפשר לבחור:
- דיווח מרחוק באמצעות אפליקציה
- מערכת שמבוססת על תג עובד וכרטיס קרבה
- מערכת לדיווח שעות עם קוד
- מערכת שעובדת עם זיהוי ביומטרי
מבחינת המלצה, הרבה מאוד תלוי בצרכים של המעסיק ובתקציב שעומד לרשותו. אם למשל המטרה המרכזית היא למנוע הסגת גבול, אפשר לשקול לשלב מערכת דיווח שעות עם מנעול חשמלי לדלת קודן או כמובן אינטרקום עם מסך וכך למנוע פיזית גישה למקום. אצל עסקים קטנים, שעון נוכחות רלוונטי יהיה רק כזה שאותו ניתן להפעיל בקלות ובהשקעה כספית נמוכה.
מהם היתרונות בשימוש במערכת לדיווח שעות עבודה?
היתרון של מערכת או שעון נוכחות לעסק קטן וגדול בא לידי ביטוי ביצירת מערכת תגמול אפקטיבית יותר. המעסיק חייב לדעת שהתגמול שהוא מעביר לעובדים שלו מגלם את ההשקעה, אבל יותר מזה: שהשכר הולם את התמורה שהוא מקבל מהם. בכל מקרה אחר, המעסיק מציב את עצמו במצב בעייתי שעלול להגיע עד כדי פשיטת רגל.
במילים אחרות, גם למועסקים וגם למעסיק יש אינטרס להפעיל אפליקציה לניהול עובדים ולהפוך את העבודה לאפקטיבית יותר. עבודה אפקטיבית היא לא מילה גסה, אלא תנאי לזה שלמעסיק יהיו את המשאבים הפיננסיים לשלם משכורת. כאן בדיוק נכנסים לתמונה היתרונות של שימוש במערכת שמאפשרת לו לקבל את הדיווח הזה באופן מיידי, אמין, מאובטח וחוקי.
כיצד ניתן לייעל את תהליכי העבודה באמצעות מערכת כזו?
המערכת מייעלת את תהליכי העבודה כי היא מאפשרת לכל מעסיק לדעת על מי ולמי הוא משלם. כמו כן, היא יכולה להשתלב בקלות עם שעון נוכחות טביעת אצבע ועם מנגנון ביומטרי שמקצר זמנים לעובדים שמגיעים בבוקר או יוצאים בערב. בטווח הארוך, כל חיסכון יומי של כמה מאות שקלים מצטבר למאות אלפי שקלים בשנה.
מהם ההבדלים בין מערכות סטנדרטיות לעומת מערכות מבוססות אפליקציה?
מערכת מבוססת אפליקציה היא בדרך כלל זולה יותר ומאפשרת דיווח מכל מקום. לעומתה, מערכת סטנדרטית דורשת נוכחות פיזית מול שעון הנוכחות.
הבעיה היחידה היא שיש סוגים שונים של מערכת לניהול עובדים ושלכל אחד מהם יתרונות אחרים. יתרה על כך, לא כל מעסיק שיודע להפעיל אפליקציה לחישוב שעות עבודה גם יודע לחשב האם העבודה הייתה אפקטיבית. כדי להגיע למסקנה כזו, המעסיק חייב לבדוק את התמורה שהוא קיבל מכל עובד ביחס להשקעה במשכורת שלו.
