כל מה שצריך לדעת על מערכת לניהול עובדים

מערכת יעילה ואיכותית יכולה לחסוך כסף לארגון, לייעל את ניהול נוכחות העובדים ולהגן על המעסיק מפני תביעות. עם זאת, מאוד חשוב לבחור נכון את המערכת המתאימה ואף להביא בחשבון עלויות ישירות ועקיפות על השימוש בה גם בטווח הקצר וגם בטווח הארוך

מהי מערכת לניהול עובדים?

ניהול עובדים מבוצע כיום באמצעות מערכות משוכללות ומדויקות. המערכת מאפשרת לכל עובד לדווח שעות עבודה, שעות מנוחה ושעות נוספות. מטבע הדברים, המערכת זמינה עבור העובדים במשך 24 שעות ביממה ו-7 ימים בשבוע. יתרה על כך, הדיווח של הנתונים אל תוך המערכת יכול להתבצע גם פיזית מהעסק וגם מרחוק באמצעות אפליקציה. 

אילו סוגי מערכות לניהול עובדים קיימות? 

הדרך לנצל את היתרונות של המערכות הקיימות היא להכיר את ההבדלים בין הסוגים. באופן כללי, ההבדל המרכזי הוא בין מערכת בקרת כניסה שמטרתה ניטור בלבד לבין מערכת שמאפשרת לקבל את דיווחי השעות והנוכחות של העובדים. מכאן והלאה, ניתן גם לראות הבדלים בין מערכות אינטרקום עם מסך או בלי מסך.

עוד הבדלים בין סוגים שונים של מערכות ניהול עובדים באים לידי ביטוי באופן שבו מתבצע הזיהוי עצמו. הנה כמה שיטות זיהוי נפוצות וההבדלים ביניהן:

• זיהוי ביומטרי באמצעות טביעת אצבע, זיהוי פנים וכן הלאה
• זיהוי עם תג קרבה או כרטיס עובד שאותו מעבירים פיזית בתוך המערכת
• זיהוי עם קוד 
• זיהוי באמצעות הזנת שם משתמש וסיסמא מרחוק – באפליקציה או בתוכנת ווב

מהן הדילמות העומדות בפני המעסיק בנוגע לשימוש במערכות כזו?

כמובן שלכל מעסיק יש דילמות רבות לגבי בחירת מערכת דיווח שעות שתשרת אותו עכשיו ובעתיד. קודם כל, יש היבטים כלכליים והבדלים בין שעון נוכחות לעסק קטן וגדול. ככל שהעסק קטן יותר, כך ההיבט הכלכלי של בחירת מערכת נוכחות הופך להיות דרמטי יותר. זו גם הסיבה שבגללה המחיר הוא אחד הדברים הראשונים שאותם צריך לבדוק כאשר בוחרים שעון נוכחות ומערכת שתומכת בו. 

עוד דילמה שעומדת בפני המעסיק קשורה לנוחות. המטרה היא לשלב את המערכת בעבודה ולא להגיע למצב שבו היא פוגמת בתפוקה. לכן למשל מנעול חשמלי לדלת קודן לא תמיד מתאים, בעיקר אם העובדים לא פנויים להקיש עליו את הקוד. מנגד, אפליקציה לניהול עובדים כן יכולה לעזור אם הם נמצאים בשטח או עובדים מהבית. 

מהם היתרונות בשימוש במערכת לניהול עובדים?

לא משנה איזה מערכת בוחרים, יש לה המון יתרונות. ראשית, מערכת יעילה ואיכותית חוסכת למעסיק כסף. היא מאפשרת לו לדעת כמה הוא משלם, למי וכמה עולות לו השעות הנוספות. שנית, היא מייעל את הנוכחות של העובדים בארגון ומונעת מחלוקות או עוגמת נפש. הנתונים במערכת שקופים גם לעובדים, לכן הם יודעים מה תהיה המשכורת שלהם ויכולים להיערך אליה. במידת הצורך, המעסיק גם יכול להשתמש בנתוני שעון נוכחות טביעת אצבע או בכל מערכת אחרת כדי להסביר בבית משפט למה הוא שילם משכורת כזו או אחרת. 

כיצד ניתן לייעל את תהליכי העבודה באמצעות מערכת כזו?

הדרך לייעל את תהליכי העבודה היא להדריך את העובדים לגבי השימוש בה. בשלב הבא, כדאי לקבל משוב מהשטח לגבי תפקוד של מערכת לניהול עובדים ולהיות ערניים לצרכים חדשים. 

מה העלות הממוצעת לשימוש במערכת לניהול העובדים?

העלות הממוצעת של שימוש במערכת לא אמורה להיות גבוהה יותר מכמה מאות שקלים. עם זאת, מערכת משוכללת כמו לדוגמא שעון נוכחות זיהוי פנים תדרוש השקעה כספית בהתאם וכדאי להיערך לזה.