מי מאיתנו הגיע למקום עבודתו מבלי לדווח על שעות העבודה שלו? כולנו מבינים פה אחד עד כמה הדבר חשוב ומהותי בחיי היומיום שלנו ובייחוד עבור המשכורת בסוף החודש של כל אחד ואחת מאיתנו. אם בעבר, מנהלת החשבונות בכל בית עסק הייתה יושבת ומחשבת בצורה ידנית את שעות העובד לאחר שזה היה נוהג לרשום ידנית את שעות עבודתו והדבר הסתמך בעיקר על אמון בין העובד למעסיק, כיום נוצרו פתרונות רבים ומגוונים שיקלו בהליך החשוב כל כך.
עם הזמן, הטכנולוגיה התקדמה ופותחו מכשירים מתקדמים אלו ואחרים אשר יידעו לציין את שעת כניסת העובד לעבודתו ואת שעת יציאתו. בנוסף, מכשירים מסוג זה ידעו לחשב את כלל השעות העבודה ולעיתים אף ידעו להחסיר את ימי החופשה ו/או המחלה.
כיום, תוכלו למצוא מגוון רחב של שעוני נוכחות העושים את העבודה הנ"ל בצורה טובה במיוחד. לכל אחד מהמכשירים יהיו את היתרונות והחסרונות התקפים לו ואנו כאן כדי להביא לידיעתכם ושתיקחו בחשבון את כל הקריטריונים לפני שאתם (בעלי העסקים) תחליטו איזה מכשיר הוא הטוב ביותר עבור העסק שלכם. שימו לב כי מרבית מהמכשירים הללו יהיו קשורים בדרך זו או אחרת לתכנה במחשב כדי שתוכלו לעקוב ולהנפיק דוחות דרכה. הדבר עשוי להוביל לייעול ההליכים בארגון/ בעסק ולתת לכם תחושת רוגע בכל הקשור לשעות העובד בצורה ישירה ובדרך עקיפה גם למשכורת שלו. אסביר- אם שעות הנוכחות של העובד יהיו תקינים ללא תקלות ומחושבים כמו שצריך, המשכורת של העובד תהיה מדויקת יותר ובכך תוכלו למנוע תשלום יתר או שמא חוסר במשכורת ומצב לא נעים מול העובד.
בקרת כניסה
שמו השני של שעוני הנוכחות הוא "בקר כניסה" או שמע, מערכת "בקרת כניסה". מערכות כאלה מגיעות בכל מיני אפשרויות תפעול. לדוגמא, מכשיר בקרת כניסה לעובדים המתופעל ע"י כרטיס מגנטי- למעשה, מדובר במכשיר אשר במידה ותרצו לעדכן את הגעתם או עזיבתכם את מקום העבודה שלכם, תצטרכו להעביר את הכרטיס עם הפס המגנטי שלכם וכך המערכת תקלוט את הפעולה. במכשיר זה ישנם 2 חסרונות עיקריים: החיסרון הראשון הוא הסרבול בנשיאת כלי נוסף. למעשה, הכרטיס עצמו עלול ללכת לאיבוד ואז המצב יצריך התערבות של גורם נוסף, הנפקה חדשה וכו... החיסרון המשמעותי השני הוא הפס המגנטי עצמו, מדובר בכרטיס הניראה כמו מעין כרטיס אשראי ובדיוק כמוהו, גם כאן לעיתים הפס נשחק. במידה והדבר קורה, גם כאן תצטרכו התערבות חיצונית והנפקה מחודשת של הכרטיס עצמו.
מערכת נוכחות ביומטרית
מערכת נוכחות ביומטרית, זו היא מערכת טכנולוגית מתקדמת ביותר. לכל אדם יש את טביעת האצבע שלו אשר בעזרתה המערכת יודעת לזהות את הגעת העוד למקום עבודתו. מדובר במערכת החדישה ביותר ובהתאם לכך גם מחירה. היתרון הבולט של מערכת מסוג זה שהיא המדויקת ביותר, קשה מאוד "לעבוד" עליה ולא ניתן להניס את שעות העובד אם אינך העובד בעצמך. בנוסף, המערכת ידועה בקלות התפעול שלה ובמהירות הרבה בה היא פועלת. יתרון נוסף הוא שלא נדרש אביזר נלווה לתפעל אותה- לדוגמא במערכת הכרטיס המגנטי שציינו קודם לכן, יש חשש לאיבוד הכרטיס עצמו- כאן, לא ניתן לאבד את טביעת האצבע של העובד ובכך אתם עשויים להבטיח לכם שקט לאורך זמן ותפוקה יעילה, מהירה, קלה ונוחה.
שעון נוכחות באפליקציה
בימינו, כל אחד מאיתנו מסתובב עם מכשיר טלפון נייד חכם. טוב גם אם לא כולם אז רובנו. כחלק מהשינויים שהקורונה הביאה לעולם ניתן למנות גם את האפשרות לעבודה על שלט רחוק/ מהבית. מערכת מסוג זה מאפשרת הזנת נתונים מרחוק, דרך המחשב הנייד או הסמארטפון ובכך למעשה להבטיח את אותן פעולות של בקרת הנוכחות/ שעוני הנוכחות גם כאשר העובד עצמו לא עובד ממקום עבודתו בצורה פיזית. במערכת כזו תוכלו להפיק את הדוחות של שעות הנוכחות בצורה יעילה וקלה ולחשב את השעות באפליקציה ישירות גם כן. אפליקציות נוכחות בעבודה לחישוב שעות העבודה יעניקו למעסיקים שקט מהבחינה הזו, יידעו לדווח על שעות העבודה של העובד ויהיו כאלה שיציגו גם את כתובת הIP של העובד ובכך יתבצע גם מעקב מאזור עבודתו ולא רק בנוגע לשעות העבודה. את האפליקציה הזזו ניתן לכנות גם כאפליקציה לחישוב שעות העבודה משום שגם אן תוכלו למצוא את הפונקציה של החישוב המהיר והקליל של סך כל השעות והנפקת הדוחות הרלוונטיים בסוף כל חודש לצורך חישוב שכר העובד.
בנוסף, ארצה לשתף אתכם במערכת בקרת נוכחות שהתפעול שלה יתבצע באמצעות תג. למעשה, מערכת מסוג זה תהיה דומה מאוד לשעון הנוחות עם הכרטיס המגנטי אך התג יהיה ללא הפס עצמו. למעשה, במערכת מסוג זה על העובדים יהיה להצמיד את התג אל אזור "הקורא" שידע לזהות את הIP של התג עצמו ולשייכו לעובד. גם כאן החסרונות ברורים- מדבר באביזר נוסף, לעיתים אף גדול יותר פיזיולוגית מהכרטיס המגנטי ויהיו כאלה שילוו את התג באביזר נוסף שיתלה על בגד העובד. למעשה, מדובר באביזר שעלול ללכת לאיבוד בדיוק כמו הכרטיס עם הפס המגנטי ועל כן, מערכת מסוג זה הולכת "ונעלמת" מין העולם אך חשוב להכירה.
אז בין אם אתם המעסיקים או המועסקים עצמם, דבר אחד בטוח- שעוני נוכחות נועדו על מנת להקל על חייכם בכלל ועל חיי התעסוקה שלכם בפרט. נניח וקורה מצב שהעובד מקבל משכורת בחוסר, הדבר עלול לפגום בתפוקתו במקום העבודה, במורל וברוח וכך למעשה המעסיק, מבלי להתכוון או לרצות עלול לפגוע בעסק שלו. מערכות אלו נועדו להקל על המעסיקים, לייעל את העבודה ולתרום את חלקם בצורה הטובה והקלה ביותר. יהיו כאלה שיציעו לכם מערכות שונות ומגוונות, אנו ממליצים לבחון את השוק, לבדוק מה הן צרכי החברה קודם כל, כמה עובדים יש בחברה, האם העבודה תתבצע מהבית או ממקום ההעסקה? לאחר שעניתם על השאלות הללו, תוכלו לערוך חקר שוק קצרצר בנוגע לעלויות המערכות. זכרו- שלה דיווח הנוכחות הוא שלב קריטי בחיי המועסק בעבודתו, אל תזלזלו בכך. בנוסף, זכרו, אתם מעסיקים עובדים נוספים כמו למשל הנהלת החשבונות. מערכות בקרת הנוכחות עשויות להקל משמעותית על עבודתן וכנגזרת מכך גם בתפוקתן. מיותר לציין כי כל הקשור בשכר העובדים מאוגד בחוקי מדינת ישראל כך שזו סיבה נפרדת ומספיק טובה לכשעצמה לא להקל ראש בדבר.
עובד שמח= תפוקה טובה יותר. שעוני הנוכחות אולי יעלו לבית העסק מעט כסף אך יחסכו בעתיד כאבי ראש ועבודה כפולה של עובדים אחרים (ובכך אם נסתכל ברמת המאקרו על הדברים, למרות שהדבר יצריך הוצאה מוכרת, בעתיד המערכת תגרום לחיסכון משמעותי ולרווח מצד המעסיק).
