אפליקציה ייעודית מאפשרת להפוך כל עסק לדיגיטלי, לשפר את היעילות הפנים ארגונית וכמובן לנהל טוב יותר את העובדים. רוצים למצוא אפליקציה איכותית כזו ולא יודעים מאיפה להתחיל? הנה המאמר שאתם חייבים לקרוא על מנת לחסוך לעצמכם זמן, כסף ובעיות
התפקיד של יישום לניהול עובדים הוא להפוך את העסק לדיגיטלי. במקום לנהל את העובדים בצורה מיושנת עם דף ועט או אפילו עם טבלאות אקסל, כל שנדרש הוא להוריד אפליקציה ייעודית למכשיר סלולרי של המנהל ואז אל שאר המכשירים של העובדים. באופן הזה ניתן לא רק לשפר את היעילות הפנים ארגונית מבחינת האופן שבו מעבירים מסרים, אלא גם לנהל טוב יותר את העובדים ואת תלושי השכר שלהם.
אפליקציה לניהול עובדים הופכת את החיים לקלים יותר עבור כל סוגי העסקים. עסקים קטנים למשל משתמשים בה על מנת לחסוך בהוצאות, בעוד עסקים בינוניים עושים את זה כדי להתייעל ולנהל טוב יותר את מערכת היחסים שלהם מול ספקים, קולגות או גופים ממשלתיים. לשם השוואה, גם בארגונים גדולים משתמשים באפליקציות כאלה בשביל להעביר חלק מהשירותים למודל של מיקור חוץ – כמו למשל מבחינת הפקת תלושי שכר באינטרנט מרחוק או חשבות שכר כללית.
איך למצוא אפליקציה איכותית לניהול עובדים?
הדרך למצוא אפליקציה איכותית לניהול העובדים עוברת בהשוואה בין הפתרונות שעל הפרק על פי המפרט הטכני מצד אחד, אך גם על פי הצרכים של כל עסק בנפרד מצד שני. קודם בודקים למשל מה האפליקציה מאפשרת מבחינת התכונות שלה, באיזה מערכת הפעלה היא תומכת (אנדרואיד או iOS), עד כמה היא מאובטחת ואיזה פיצ'רים בולטים יש בה. לאחר מכן, ניתן להגדיר את הצרכים של העסק ולבדוק על כמה מהם האפליקציה עונה.
טכנית, אפשר למצוא את היישום המתאים גם לפי המלצות של קולגות או בהתאם לחוות הדעת של העובדים עצמם. גם אם לא בטוחים לגבי מערכת מסוימת, ניתן להוריד אותה לתקופת ניסיון ורק אז להמשיך לתקופת התחייבות ארוכה יותר.
מבחינת מחיר, העלות של יישום לניהול עובדים היא ללא ספק השקעה משתלמת. אמנם בדרך כלל צריך לשלם עליה סכום שנע סביב 5-15 דולר לחודש, אולם זו השקעה שמחזירה את עצמה בגלל היתרונות המגולמים בה.
מהם היתרונות ביישום לניהול עובדים?
הנה כמה יתרונות מאוד בולטים שאותם ניתן לנצל רק באמצעות אפליקציה לניהול עובדים שמותאמת לצרכים של בית העסק ולדרישות שלו:
- חיסכון בזמן – השימוש ביישום ייעודי חוסך לבית העסק זמן. הוא מאפשר לו להמשיך להתמקד רק בלקוחות או במוצרים, להתייעל ולקבל את כל הנתונים החשובים עבורו במסך אחד. החיסכון בזמן שווה כסף לבעלי עסקים, לכן כדאי להם לעבור לאפליקציה המתאימה כמה שיותר מוקדם.
- תיעוד מלא של המתרחש – החיים קלים יותר כאשר יש יישום ייעודי שמתעד את כל דיווחי השעות, ימי המחלה, ימי החופשה, השעות הנוספות ושאר הנתונים שמשפיעים על מאזן הרווח וההפסד של בית העסק בסוף החודש. התיעוד מתבצע אוטומטית לחלוטין, אך בתי עסק יכולים לחזור ולגשת אליו בכל רגע נתון.
- רמת אבטחה בלתי מתפשרת – אפליקציות חדשות שהמטרה שלהן היא להפוך את החיים של בעלי עסקים לפשוטים יותר מצליחים להציע רמת אבטחה בלתי מתפשרת. באמצעות כלים טכנולוגיים מתקדמים, ניתן להגן על המידע הרגיש של בית העסק והעובדים ועדיין לאפשר לו להפיק מתוכו דוחות, נתונים וטבלאות.
הטכנולוגיה והחדשנות בניהול עובדים, מהי?
עוד דרך להבין מהם היתרונות של אפליקציה לניהול עובדים היא להסתכל ספציפית על השילוב בין טכנולוגיה וחדשנות. בעלי עסקים רבים למשל מתרגלים לעבוד עם שעון נוכחות ביומטרי ולאחר מכן הם לא מצליחים להיזכר איך הסתדרו בלעדיו, אבל הטכנולוגיה והחדשנות בניהול עובדים היא משמעותית ועמוקה יותר.
קודם כל, הטכנולוגיה והחדשנות בניהול עובדים משרתת בעת ובעונה אחת אינטרסים שאמורים להיות לכאורה סותרים: אלו של המעסיק ואלו של העובד. בזכות הטכנולוגיה הקיימת, ניתן לשפר את מערכת היחסים בין עובדים למעסיקים ולשמור על שקיפות מלאה. כאשר העובדים רואים את הנתונים שלהם בזמן אמת מיד לאחר הפעלת שעוני נוכחות בכניסה למשרד, המוטיבציה שלהם עולה ואיתה גם התפוקה.
שנית, הטכנולוגיה והחדשנות בניהול עובדים הם תנאי להפקת רווחים גבוהים יותר. עסק שלא מתחדש ולא משתנה בהכרח נשאר מאחור, מה שגורם למתחרים לעקוף אותו. כאשר העסק לא מיישם פתרונות טכנולוגיים חדשניים, הוא מפסיד כסף וכל ההשקעה שלו עלולה לרדת לטמיון.
מה האופציות בניהול עובדים באופן דיגיטלי?
ניהול עובדים באופן דיגיטלי יכול להיות משימה פשוטה יותר מכפי שנהוג לחשוב. קיימים כלים רבים שבהם אפשר להשתמש על מנת לנהל עובדים באופן הזה וכל עסק יכול לבחור את אלו שהכי מתאימים עבורו. על קצה המזלג, ניתן להזכיר לדוגמא גם את האפליקציות הייעודיות אבל גם את חישובי השכר בתוכנות מחשב, גם את השליטה מרחוק במערכות ניהול עובדים בענן וגם את חשבות השכר במודל של מיקור חוץ.
האופציות לניהול עובדים באופן דיגיטלי מבוססות על חיבור זמין לאינטרנט, אבל הן לא דורשות יותר מזה. אין צורך למשל ברקע טכני מסובך בשביל להפעיל את האופציות השונות ואפשר לנצל אותן כדי לנהל משימות, לבקש מהעובדים למלא טפסים דיגיטליים, לקבל קריאות שירות ולהעביר סקרים אנונימיים. לכל עסק יש כיום את הפריבילגיה לבחור את האופציות לניהול עובדים לפי מה שחשוב לו, בתקציב שמותאם עבורו מראש ומוכיח את עצמו מהר מאוד כהשקעה משתלמת.
לסיכום, ניהול עובדים עובר כיום לדיגיטל והוא זמין אונליין באפליקציות, אתרים ועוד. בשביל להפוך את החיים של בעלי עסקים לפשוטים יותר, כל שנדרש הוא למצוא את הכלי הדיגיטלי המתאים לדרישות ולתקציב.
